Pour développer votre entreprise et obtenir des contrats, il faut souvent passer par la case appel d’offres. Or, pour les petites entreprises, cette mise en concurrence peut être très intimidante si l’on n’y est pas préparé. Il existe un certain nombre de prérequis pour que tout se passe bien. Voici donc le petit guide de NewsInvest pour répondre à un appel d’offres dans les meilleures conditions. Bonne lecture !
1. Veille
La plupart des appels d’offres du secteur privé ne font pas l’objet d’une annonce publique comme c’est le cas d’une partie des marchés publics. Pour pouvoir envisager d’y répondre, il faut d’abord être au courant des possibilités qui s’ouvrent. Ainsi, la première étape consiste à profiter de son réseau et à le développer pour se tenir au fait des offres à venir. Une excellente connaissance de son domaine d’activité est nécessaire dans ce cas. Par exemple, il faut savoir quand telle ou telle entreprise est susceptible d’avoir un besoin, si c’est une prestation qui est dans vos cordes et, évidemment, qui contacter…
2. Prise de contact
… ce qui nous amène à notre deuxième conseil : faites-vous connaître. N’attendez pas d’être contacté, ou qu’un besoin soit exprimé, pour proposer vos services ou produits. Trouvez les personnes décisionnaires, dénichez les contacts des départements qui vous intéressent, présentez-vous et posez des questions. Autrement dit : prenez les devants, personne ne viendra vous chercher. Il faut que vous soyez à l’esprit des commanditaires lors du prochain appel d’offres, car cette relation préalable vous procurera un avantage concurrentiel.
3. Cahier des charges
Les discussions que vous aurez lors de cette phase préparatoire vous permettront d’anticiper précisément la demande du client potentiel. Un appel d’offre, ce n’est pas seulement une mise en concurrence au niveau des prix. C’est également une affaire de qualité de service, de flexibilité, de personnalisation, etc. Votre but est le suivant : cocher le plus de cases possibles dans le cahier des charges du client. Et plus vous aurez été performant dans les étapes précédentes, plus vous aurez de visibilité sur celle-ci.
4. Négociation
Une fois que vous aurez apporté une première réponse à l’appel d’offres, une phase de négociation risque de s’engager. Dans celle-ci, il faut faire preuve de flexibilité, voire parfois d’inventivité, pour être pris en considération. En effet, si vos concurrents sont moins chers, mettez en avant la qualité de votre service. Si vous ne pouvez pas baisser votre prix, pouvez-vous inclure des extras dans votre offre, ou des délais plus favorables ? Faites valoir ce qui fait l’unicité de votre proposition et ne vous montrez pas inflexible. Il s’agit de montrer que vous représentez le meilleur investissement en termes de ressources : argent, temps, qualité, relation client…
5. Offre finale
Enfin, une fois que vous savez où vous vous situez, que vous avez revu votre offre en fonction du contexte, vient la phase finale : établir un devis ou une offre définitive. Or, cette dernière doit prendre en compte plusieurs facteurs.
- Tout d’abord, et cela va sans dire, elle doit intégrer la phase de négociation.
- Ensuite, il est essentiel d’essayer de s’aligner sur les prix du marché pour le service ou produit que vous vendez. Par exemple, pour une agence de traduction, une traduction réalisée par un traducteur humain ne saurait être vendue au même prix qu’une traduction automatique réalisée par une machine.
- Mais, chose tout aussi importante, elle doit tenir compte de ce qui n’est pas négociable pour vous. Qu’il s’agisse d’un délai en-dessous duquel vous savez que vous ne produirez pas de la qualité, ou encore d’un tarif en-dessous duquel vous perdez de l’argent… respectez les limites que vous vous êtes fixées. Si vous êtes fier de votre travail, comme nous le sommes, négociez de bonne foi, mais ne le bradez pas.
Enfin, présentez cette offre finale comme votre meilleure proposition, et ne fermez pas la porte à un futur partenariat avec l’entreprise si cette négociation n’aboutit pas.
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Voilà donc les conseils pour répondre à un appel d’offres, en particulier pour une petite entreprise. En effet, l’avantages des structures à taille humaine est justement qu’elles peuvent être humaines. On établira plus volontiers un lien de confiance avec vous si vous êtes présent, à l’écoute, réactif et flexible. Faites-vous donc connaître et le monde vous appartient. C’est en tout cas la ligne de conduite chez WordsInvest : notre meilleur atout est de connaître nos partenaires.
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